Početna Vijesti Zanimljivosti Ukrotite zvijer imena- email!

Ukrotite zvijer imena- email!

952
0

Foto: www.nonsolosissi.com/Ne tako davnih 1950-ih godina, u vrijeme kada su se pojavili usisavač i perilica za veš, pojavilo se uvjerenje da će se kućanski poslovi obavljati u trenu. Danas znamo bolje – to i nije tako jednostavno. Naša definicija čistoga se promijenila. Tako, umjesto nošenja donjeg rublja po nekoliko dana počeli smo koristiti čisto rublje svaki dan pa se i broj pranja odjeće povećao. Zapravo, tehnologija nam je omogućila da činimo više, a ne manje.

Naša radna okruženja su slijedila sličan put. Alati poput elektroničke pošte – Email-a, omogućili su nam da komuniciramo više, ne čineći time naš život lakšim. Zapravo, mnogi ljudi su često ”pod dojmom” broja Email-ova koje dnevno primi na svoju adresu, piše smashingmagazine.com.

Problem

E-mail je promijenio naša komunikacijska očekivanja pa se mnogi od nas često osjećaju kao da moraju konstantno biti dostupni. Postajemo vezani za svoju Email adresu, baš poput one kojoj se vraćamo svake večeri nakon posla. Stalno smo dostupni, stalno prekidani i ”zatrpani” poštom.

Zvijer ide na dijetu

Negiranje postojanja Emaila, offline ili odjava nije odgovor. Mnogi od nas se bave djelatnostima i poslovima koji zahtjevaju stalni ”stand by” stav i dostupan Email račun. Bilo da je riječ da moramo biti informativno u toku, ili zadržati klijente i biti im na usluzi, odgovor leži u redovitoj komunikaciji. Klijentima često treba potvrda da suradnja teče dobro, da je s njihovim projektom sve uredu, a nama je potrebno osigurati povratne informacije kako bi mogli odraditi svoj dio posla.

Svidjelo vam se ili ne, Email je potrebno zlo. Ali to ne znači da treba vladati nama. Možemo ukrotiti tu zvijer, a sve počinje s time da radimo manje.

Kao bilo koju drugu zvijer – što ćete više ”hraniti” vaš Email, zvijer će postajati sve veća. Razmislite, možda je vrijeme da svoju Email adresu stavite na dijetu. To možete postići na jednostavan način – upotrebljavajte ga rijeđe.

Šaljite manje

Doista, budete li Email-om radili manje, a da istovremeno efektivno komunicirate sa svojim klijentima, suradnicima ili partnerima, savršeno je moguće. Vjerojatno ne trebate poslati upravo toliko Email-ova koliko ste poslali, primjerice, danas. Sigurno možete reducirati broj ljudi kojima se obraćate Email-om. Naime, što više pošaljete, više ćete i primiti. Toliko je jednostavno.

Isto tako, Email nije uvijek najbolji način komunikacije. Sastanak uživo ili telefonski poziv često je puno učinkovitiji. Zvuk glasa i govor tijela od ključne su važnosti.

Pišite manje

Ljudi imaju naviku oponašati ponašanja drugih, tako, ako želite primati poštu kraćeg sadržaja počnite pisati manje, samo najbitnije. Budite kratki, jasni i sažeti. Usvojite pravilo maksimalnih pet rečenica, ili koristite potpis Poslano s mog mobilnog uređaja koji je dobra isprika da odmah prijeđete na bitno, da napišete samo najvažnije, a ako to nije moguće, podignite telefonsku slušalicu.

Ubrzo ćete moći primjetiti da će i drugi početi raditi što i vi, čineći sadržaj kraćim te tako bržim kako za pročitati i jednostavnijim za odgovoriti.

Primajte manje

Najjednostavniji način da smanjite broj pošte koju primate je da date ljudima na znanje da njihov odgovor nije uvijek potreban. Stavljajući inicicijala NRN (no replay necessary) ili FYI (for your information) pomoći će vam u tome. Ali to neće zaustaviti neželjenu poštu. Ta pošta su često Newsletteri na koje se nikad nismo prijavili ili obavijesti agencija i dućana u kojima smo nekad nešto kupili. Čak i ako nikad niste pristali primati tu poštu, ona zatrpava vaš Inbox.

Pa iako ćete biti u iskušenju samo izbrisati neželjenu poštu i nastaviti se ”probijati” kroz ostatak, odvojite vrijeme i nađite poveznicu kojom ćete se odjaviti s istih. Zašto? Zato što vam se te kompanije neće obratiti samo jednom, svoje poruke će vam slati opet i opet, sve dok ih ne zaustavite.

Kako god to učinili, odjavljivanjem s brojnih Email adresa dramatično će smanjiti broj neželjene pošte. I nemojte tu stati, razmislite o odjavi s Newslettera na koje ste se prijavili.

Samo nužna komunikacija

Dio problema leži u tome što smo Email pretvorili u nešto što nije. Tako ga nekolicina koristi za čitanje vijesti, kao svojevrsno spremište datoteke koju žele zadržati te kao podsjetnik da obave neke zadatke. Bilo kako bilo, namjena mu nije ni jedno.

Pretvarajući Email u nešto što nije, zatrpavate svoju adresu čineći čitanje i odgovaranje na poštu manje učinkovitom. Kako bi ukrotili zvijer, koristite Email isključivo kao komunikacijski alat.

Rješavanje ovisnosti

Nameće se pitanje, trebamo li stvarno provjeravati poštu svakih 15-ak minuta, svaki sat. Sigurno ne trebamo. Većina može pričekati odgovor nekoliko sati. Istina je da je broj pošte koja zahtjeva odgovor odmah, jako mali, a problem je upravo u tome jer mi sami često smatramo da neka pošta zahtijeva hitan odgovor, a zapravo to nije slučaj. Tu je riječ o jednostavnom navikavanju naših klijenata, da ne očekuju trenutan odgovor. Jasno, to nije uvijek moguće, ali zato možete odabrati odgovoriti odmah samo najvažnijim kljentima i o najvažnijim pitanjima vaše suradnje.

Cilj je riješiti se nepotrebne ovisnosti. Provjerite svoju elektroničku poštu ujutro, nakon ručka i na kraju radnog vremena, i opet ćete stići odgovoriti na najvažnije.

Organizirajte se

Mnogima Email stvara puno veće probleme nego što bi trebao, a najveće žrtve su oni koji se ne znaju organizirati.

Pretpan Inbox sa desetcima, ili čak stotinama Email-ova koje niste pročitali povećava i vrijeme potrebno da ih se riješite. Na što trebate odgovoriti hitno, na što ne, što je bitno, a što nije, stvara konfuziju i problem. Ako u vaš Inbox dolazi pošta, zapamtite, ona ondje ne treba i ostati. Stoga, svaki put kad otvorite svoju poštu, riješite se pristiglih, odgovarajući ili brišući iste.

Čak ne morate na svaki Email odgovoriti odmah, ali bar ga pročitajte, da znate o čemu je riječ, i odlučite što ćete s njim učiniti.

Počnite već danas

Možda će vas zastrašiti i sama pomisao da se na neki način morate riješiti sve pošte u vašem Inboxu, može vam zvučati kao da će vam za to trebati sati i dani, ali obećajem vam, biti će vrijedno toga.

Arhivirajte poštu, sve osim one koju ste primili ovaj tjedan, jer ako vam je netko poslao Email prije dva ili više tjedna, nije primio vaš odgovor, a nije vam pisao ponovo, vjerojatno nije bilo toliko važno, ili je jednostavno prekasno da reagirate. Arhiviranu poštu možete s vremenom otvoriti, pročitati i odlučiti što ćete s njom. Cilj je da raskrčite ”šumu” Email-ova u vašem Inboxu i olakšate sami sebi posao. Napravite to i obećajem vam, više nikada nećete na Email gledati kao na zvijer iz horor filma.

Josipa Šola / profitiraj.hr